facebooknoscript
Mobiele navigatie knop

De administratie voor jouw webshop inrichten. Hoe pak je dat aan?

Een correcte administratie voeren is vaak zeer complex voor webshop houders. In de beginfase lijkt boekhouden vrij eenvoudig voor ondernemers. Je koopt producten in en verkoopt ze weer via jouw webwinkel. Echter is de realiteit dat er veel meer bij komt kijken. Met name als je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst om de hoek komt kijken.  Nadat je jouw onderneming bent gestart heb je waarschijnlijk een website gelanceerd waarop je je producten gaat verkopen.

Je hebt bepaald met welk assortiment je gaat starten, hier onderzoek naar gedaan en je bent op zoek gegaan naar de beste producten voor jouw webshop. Heb je een webshop met veelal lage verkoopprijzen dan neemt het aantal mutaties vlot toe waardoor de administratie al snel een hoop werk en tijd zal kosten. Met de juiste tips zorg je ervoor dat jij je administratie optimaal bijgehouden hebt.

Welke verplichtingen heb je als ondernemer richting de belastingdienst?

Voordat we verder op de materie ingaan is het belangrijk om te weten aan welke regels je als ondernemer dient te houden. Waarschijnlijk ken je de meeste verplichten allemaal, maar voor de zekerheid benoemen we ze nog even. 

Allereerst wil de Belastingdienst per kwartaal weten hoeveel je via jouw webshop verkocht hebt en hoeveel uitgaven je hebt gehad. Dit valt onder de omzetbelasting aangifte. Bij de aangifte geef je je inkomsten en uitgaven aan en vul je apart in hoeveel BTW er over de uitgaven en inkomsten verrekend is (laag 9% of hoog 21%). Heb je een winstgevende webshop dan draag je de teveel ontvangen BTW af over het afgelopen kwartaal.

Daarnaast dient er jaarlijks de persoonlijke inkomstenbelasting ingediend te worden. Er zijn ieder jaar weer verschillende ondernemers die failliet gaan omdat er geen rekening gehouden wordt met de inkomstenbelasting. Over je inkomsten moet je als ondernemer namelijk ook nog belasting betalen.

Heb je een BV? Dan komen er nog enkele andere verplichten bij. Zo ben je als eigenaar van een BV verplicht om de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel en moet er ook jaarlijks de vennootschapsbelasting worden ingediend. 

Al met al vallen de verplichten reuze mee, maar het is belangrijk dat deze wel strikt nageleefd worden. Dien je bijvoorbeeld je aangiftes te laat in of betaal je te laat, dan kun je een boete verwachten. Het is erg zonde om je geld hier aan uit te geven. Bij een goede administratie zal dit echter niet hoeven te gebeuren!

Je administratie koppelen met jouw webshop

Misschien zit je op dit moment nog in de startfase en weet je nog niet precies wat je met de boekhouding wil. Heb je namelijk nog niet veel omzet en mutaties dan is het verleidelijk om Excel te gebruiken voor het bijhouden van de administratie. Dit raden we je echter af! In Excel sluipen de fouten er snel in en het is moeilijk om deze achteraf nog te corrigeren omdat alles doorberekend wordt. We gaan er vanuit dat je een webshop gestart bent om er een succes van te maken. Zorg er daarom ook voor dat je de belangrijke zaken direct goed inricht!

Je kunt veel tijdwinst boeken door de administratie te digitaliseren. Doordat je online verkoopt heb je veelal de facturen digitaal beschikbaar. Ook de inkoopfacturen ontvang je waarschijnlijk digitaal of kun je anders heel makkelijk online uploaden door middel van een scan & herken systeem. Bij een scan & herken systeem kun je via een app een foto maken van de factuur en deze wordt dan direct ingelezen in het boekhoudprogramma. Hierdoor hoef je zelf niets meer in te boeken en heb je binnen 10 seconden de administratie weer up-to-date! De bekende aanbieders van webshops zoals Magento, Wix en Shopify hebben allemaal modules ingebouwd waardoor de administratie gekoppeld kan worden aan het boekhoudprogramma. 

Is een samenwerking met een boekhouder of accountant aan te raden?

Het antwoord daarop is simpel: Ja!

Een boekhouder of accountant kan jou ondersteunen en veel werkzaamheden uit handen nemen. Daarnaast kent een boekhouder of accountant ook fiscale voordelen waar je zelf waarschijnlijk nog geen weet van hebt. Door deze voordelen te benutten zorgt de financiële partner ervoor dat je winst geoptimaliseerd wordt. Het uitbesteden van de administratie kost geld, maar je krijgt er een hoop voor terug. Je bespaart vele uren die je nu kunt besteden aan je webshop (tijd is geld) en door het benutten van de kennis van de boekhouder of accountant is je winst waarschijnlijk ook nog hoger!

Een ander voordeel van een samenwerking met een administratie- of accountantskantoor is dat je gebruik kunt maken van hun software. Veel kantoren werken samen met boekhoudprogramma’s zoals Exact, Unit 4, Yuki, Twinfield, Snelstart of Afas. Om een van deze pakketten als (kleine) online ondernemer aan te schaffen is vaak een grote kostenpost. Door het programma van de boekhouder of accountant te gebruiken bespaar je geld wat je weer voor de groei van de onderneming kunt gebruiken.

Wat past het beste bij jouw onderneming: een boekhouder of accountant?

Om te bepalen waar je baat bij hebt is het goed om te weten wat het verschil is tussen een boekhouder en accountant. Een accountant is een beschermd beroep en boekhouder is een vrij beroep. Iedereen mag zijn of haar eigen administratiekantoor opstarten en zichzelf boekhouder noemen. Een accountant heeft diploma’s behaald en is dus zeker op de hoogte van het Nederlands belastingstelsel en de wetgeving. Ook zijn er boekhouders die over diploma’s beschikken, maar dit is niet bij iedereen het geval. Vaak zijn deze boekhouders aangesloten bij een branche organisatie. 

Wanneer je echter geen bijzondere werkzaamheden verricht kan een boekhouder de administratie makkelijk voor jou verzorgen. Wanneer de webshop dermate groeit dat er ook nog andere verplichtingen komen, zoals bijvoorbeeld een accountantsverklaring, dan is het zeer zeker aan te raden om direct samen te werken met een accountant. Een accountant is meestal duurder dan een boekhouder.

Hoe vind je de ideale boekhouder of accountant?

Wij merken dat veel ondernemers het moeilijk vinden om de ideale financiële partner te vinden. Vaak is dit een combinatie van prijs, persoonlijke klik en kwaliteit. Om een geschikte boekhouder of accountant te vinden kunt u het beste gebruik maken van de gratis en verblijvende service van WRKD. 

Doe een gratis offerte aanvraag en wij brengen je contact met drie kantoren die volledig aansluiten op jouw wensen en behoeften. Hierbij wordt rekening gehouden met de grootte van de webshop en de administratie, de persoonlijke voorkeuren en de locatie.
 

Anderen lazen ook deze artikelen:

Wersch van, Thomas
Oprichter & Eigenaar
Aantal keer gelezen:   337
Deel dit bericht:
Zoek je een goede boekhouder of accountant voor jouw webshop?

WRKD kan je in contact brengen met de meest geschikte kantoren!

Wij gebruiken cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Meer informatie    OK